4 tips om vliegensvlug te factureren met een factuurprogramma

”Druk, druk, druk”, is een veel gehoord antwoord als je een ondernemer vraagt hoe het met het werk gaat. Tijdgebrek en inefficiëntie zijn dan ook de twee grootste uitdagingen voor de ondernemer van tegenwoordig. Eén van de noodzakelijke onderdelen van het ondernemerschap dat veel tijd opslokt is de financiële administratie, en dan met name het onderdeel factureren. Ondernemers kunnen hier op een eenvoudige manier een efficiëntieinhaalslag maken. De grootste tijdbesparende klapper kun je als ondernemer namelijk maken door jouw factuurstroom te automatiseren. De meest voor de hand liggende manier om dit voor elkaar te krijgen is met een factuurprogramma. In deze blog geef ik je daarom vier tips hoe je met een factuurprogramma vliegensvlug kunt factureren.

Tip 1: Offerte omzetten in factuur

Eén van de handige functies van een factuurprogramma is dat snel je een offerte om kunt zetten naar een factuur. Met de meeste facturatie software is namelijk ook mogelijk om een offerte te maken, uiteraard in dezelfde huisstijl. Deze stuur je digitaal naar jouw klant. Deze kan met één druk op de knop akkoord gaan. Wanneer de klant daadwerkelijk akkoord gaat, krijg jij een seintje. Je kunt dus snel aan het werk. Vervolgens kun je nadat je klaar bent de offerte als basis voor de factuur gebruiken. Je hoeft dus niet opnieuw dezelfde gegevens in te voeren op de factuur. Heel efficiënt en tijdbesparend dus.

Tip 2: Automatische betalingsherinneringen

Een minder leuk onderdeel van het ondernemerschap is te laat of niet-betalende klanten. Je wilt hier dan ook zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Ook hier heeft factuur software een tijdbesparende functie voor: automatische betalingsherinneringen. Het enige wat je hoeft te doen is eenmalig de tekst van de betalingsherinnering in te stellen. Wanneer een klant een factuur nog niet binnen de afgesproken tijd heeft betaald, stuurt de software deze betalingsherinnering naar de klant. Je kunt deze automatisering naar eigen wens invullen. Zo kun je instellen dat wanneer het gaat om een factuurbedrag van bijvoorbeeld onder de vijftig euro, je geen automatische herinnering stuurt.

Tip 3: E-factureren

Wanneer je veel facturen stuurt, loont het om te kiezen voor e-facturatie. Met e-facturatie automatiseer je namelijk jouw factuurstroom bijna helemaal. Een e-factuur heeft altijd precies dezelfde opbouw en indeling. Alle gegevens staan dus op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Hierdoor kan een e-factuur automatisch vanuit het een factuurprogramma elektronisch worden verwerkt in een ander programma. Het enige wat je hoeft te doen is af en toe te controleren of alle facturen goed zijn verwerkt. Extra tip: check of het factuurprogramma UBL-ready is.

Tip 4: Factuur app

Al deze handige functies kun je bovendien ook gebruiken op je smartphone of tablet. De meeste factuurprogramma’s hebben namelijk ook een mobiele app. Een factuur app is vooral handig wanneer je veel onderweg bent en toch snel wilt factureren. Je bent dus niet meer afhankelijk van een vaste werkplek, wat je meer bewegingsvrijheid geeft om te factureren. Zo kun je makkelijker in een verloren uurtje een factuur sturen. Een zeer efficiënte manier van factureren dus.

Leer, automatiseer en factureer als een speer

Het gebruik van een factuurprogramma heb je zo onder de knie. De software is zo ingericht dat, ook wanneer je niet veel verstand van techniek hebt, je er toch makkelijk mee uit de voeten kunt. Je facturatieproces heb je dus binnen weinig tijd geautomatiseerd. Zo is factureren geen tijdverslindende bezigheid, maar factureer jij als een speer.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *